Am 7. Oktober fand der Fachtag OERInfo am DIPF-Leibnitz Institut für Bildungsforschung und Bildungsinformation statt. Neben vielen Eindrücken durch Vorträge und Workshops, eine kurze Präsentation aller Projekte, die über die OE_Com-Strategie gefördert werden, war Vernetzung ein ausdrückliches Ziel der Veranstaltung. Dazu wurde auch einiges geboten: Alle Teilnehmenden bekamen eine Anwesenheitsliste mit Mailadressen und etwas Kontext zu den anderen Personen. Das war sehr hilfreich. Außerdem wurden die Pausen so geplant, dass viel Zeit und auch im wortwörtlichen Sinne Raum für Austausch geschaffen wurde.
Rund um die Veranstaltung habe ich mit vielen interessanten Menschen aus unterschiedlichen gesprochen, ich hoffe, daraus ergeben sich in den nächsten Wochen noch konkretere Zusammenarbeiten.

Als Vertreterin der ZUM war ich angefragt worden, einen Input von ca. 15 Minuten zum Thema der Veranstaltung „How to build a Community?! – Strategien – Konzepte – Erfolgsmessung“ aus ZUM-Sicht beizusteuern. Ich habe dabei den Titel wörtlich genommen und nicht über die vielen ZUM-Projekte geredet, sondern über die Gedanken, die wir uns zum Prozess der Zusammenarbeit innerhalb der ZUM gemacht haben. Mein Vortrag mit dem Titel „Ehrenamtliche zusammenhalten“ bot also einen Schnelldurchlauf durch die ZUM-Plattformen und unsere besonderen Herausforderungen als ehrenamtlich arbeitender, gemeinnütziger Verein. Der Schwerpunkt lag auf unseren praktischen Lösungsideen sowie den konkreten Tools, die wir nutzen.

Unsere Herausforderungen sind vor allem:
• Verbindlichkeit herzustellen für Aufgaben, sowie die Schwierigkeit, Autorität und Verantwortlichkeit zu vergeben und einzufordern,
• zu normalen Geschäftszeiten kann keine ZUM-Aktivität erwartet werden, abends eigentlich auch nicht. ZUM ist eben Hobby / Ehrenamt und jede*r macht das zur für ihn bzw. sie passenden Zeit. Das macht es auch schwierig, gemeinsame Zeiten für Absprachen zu finden.

Die Hindernisse sind oft nicht die Plattformen, auf denen OER entstehen sollen, sondern: die eigene Motivation aufrechtzuerhalten, die fehlende persönliche Ansprache, sich nicht verantwortlich fühlen, nicht eingebunden sein in Strukturen. Das alles versuchen wir mit folgenden Strategien zu ändern:
Wir formulieren für jedes Jahr ein gemeinsames Ziel und arbeiten das auch in abhakbare Aufgaben aus, die wir leisten können. Das Ziel oder Motto wird vereinsintern kommuniziert.
Für 2024 war unser Ziel: Bestehendes sichtbar machen, für 2025 ist es: Netzwerke stärken.
Wir versuchen eine größtmögliche Aufgabentransparenz (Jobs to be done). Möglichst viele Menschen sollen die Aufgaben erledigen können – ohne viel Koordination und Kommunikation sollte man gut sehen, was nötig und offen ist. Wir ermöglichen zeitflexibles Arbeiten – das heißt: vieles läuft asynchron. Wir versuchen viel Gruppenkommunikation – ohne ständige Mails – zu erreichen. Wir treffen uns regelmäßige in echt (Mitgliedertreffen: jährlich, Workshops: jährlich, im Vorstand zusätzlich dazu 1x jährlich / online monatlich, im ZUMinar ebenfalls monatlich. Die Vorstands-Treffen und Calls werden sehr konsequent und gut dokumentiert. Wir versuchen, Abhängigkeiten zu vermeiden (sowohl personell als auch im Hinblick auf Ressourcen, Finanzen und Tools). Als Vorsitzende ist es für mich eine Herausforderung, Aufgaben weggeben zu können, ohne zu wissen, ob und wann sie zurück kommen.
Jede/r im Vorstand hat einen Bereich, in dem er/sie arbeitet – je nach Interesse, manchmal (selten) auch aus Notwendigkeit. Wer neu anfängt, knüpft an Themen an, nicht an Positionen. Die Einbindung von Neuen läuft über verschiedene Plattformen.

Und damit sind wir auch schon bei den Tools, die wir nutzen. Wir wollen natürlich so viel wie möglich Open Source nutzen, weil wir davon überzeugt sind, dass offene Software die Welt besser macht.

  • ZUMPad (etherpad) – Protokolle von Vorstands-Calls, Treffen, allem —> Übertragung ins Wiki für längere Haltbarkeit (KI generiert die Aufgabentabelle und erstellt das Protokoll in Wikisyntax)
  • Wiki (MediaWiki): Protokolle, Dokumentation von Prozessen – monatliche Vorstandscalls: Agenda weiterführen, Aufgaben mitführen, um zu verhindern, dass Dinge runter fallen, Ansprechpartnern, etc. (nur Vorstand und erweiterter Vorstand), alles dokumentieren (!), im Grunde kann alles nachgelesen werden
  • Nextcloud für Dokumente (Vorstand, spezieller Zugriff für andere Interessierte)
  • Vereinsorga: Admidio – Beitreten, Rollen organisieren, Kontakt halten (es ginge noch so viel mehr, z.B. zum Geburtstag gratulieren), Treffen organisieren (Vereinsmitglieder) – Vereinsformalien automatisiert (darauf sollte wenig Zeit verschwendet werden)
  • Ticketsystem: Zammad (aus München) – alle Mailadressen laufen dort hinein, flexible Rollenzuweisung, Tickets kommentieren und direkte Antwort, gutes Auffinden von Tickets (alle) // vorher: ein einzelnes Mailkonto, Trello
  • Big Blue Button, vorher Jitsi, für das monatliche ZUMinar (Referenten und Zuhörerinnen), monatliche Calls —> Verbindungen schaffen
  • Threema / teilweise Signal: verschiedene Gruppen zur direkten Absprache (z.B. Social Media)
  • Matomo: Statistik, allerdings eher aus Neugierde, wird nicht von uns ausgewertet (fehlende Zeit & Ressourcen)
  • Mailman: Mailinglisten zur Kommunikation, nimmt sehr ab (die meisten in den letzten Jahren abgeschaltet, einige wenige bestehen noch)
  • Mastodon, BlueSky, Newsletter: Infos, neue Materialien, teilweise direkte Kommunikation

Es ist für uns ein immerwährender Prozess: Bei Änderung der Rahmenbedingungen und Personen müssen entsprechend unseren Zielen und der vorliegenden Probleme praktikable Lösungen gefunden werden. Das oben ist eine Momentaufnahme.

Ich hoffe, ich konnte mit diesem Blogpost einen kleinen Einblick in unsere Arbeitsweise geben.

Mandy Schütze
Vorsitzende ZUM Internet e.V.